DMS IN M365

BLOK I: Wat is een DMS in M365?

Van losse documenten naar beheerde informatie

Focus:

• SharePoint en Teams in hun juiste rol
• Sites en bibliotheken als informatiedragers
• Documentbeheer vs samenwerking
• Rollen en verantwoordelijkheden (eigenaarschap)
• Versiebeheer en historiek als basis voor aantoonbaarheid
• DMS als onderdeel van governance, niet als mapstructuur

Doel: Een gedeeld begrip creëren van wat een DMS in Microsoft 365 wél en niet is, en waarom versiebeheer en eigenaarschap fundamenteel zijn voor controle en vertrouwen.

BLOK II: Informatie organiseren: metadata als fundament

Structuur die processen, beveiliging, zoekervaring en AI mogelijk maakt

Focus:

• Metadata vs mappen
• Inhoudstypes
• Term store
• Metadata als basis voor zoeken en filteren
• PnP Search als businessgerichte zoeklaag
• Resultaatweergave op basis van rol, status en inhoudstype
• Herbruikbaarheid en schaalbaarheid

• Metadata als vertaling van beleid

Doel: Laten zien dat informatie organiseren een strategische keuze is, waarbij metadata niet alleen structuur brengt, maar ook zorgt voor betrouwbare zoekervaringen, aantoonbaarheid en gebruiksvriendelijke toegang tot informatie.

BLOK III: Informatie laten leven: processen en lifecycle

Van creatie tot publicatie, review en archivering

Focus:

• Goedkeuringsprocessen
• Reviewmomenten
• Publicatie en status
• Retentie en bewaartermijnen
• Aantoonbaarheid en audit trail

Doel: tonen hoe informatie gecontroleerd en aantoonbaar doorheen haar levenscyclus beweegt.

BLOK IV: Van oud naar beheerst nieuw

Migreren met beleid en realisme

Focus:

• Analyse van bestaande informatie
• Wat neem je mee, wat niet?
• Metadata toepassen bij migratie
• Identificeren van verouderde, dubbele of risicovolle informatie
• Stapsgewijze aanpak
• Migratie als verbeterkans, geen kopieeroefening
• Rapportering en inzicht als resultaat van bewuste keuzes

Doel: Organisaties leren hoe ze van chaos naar controle evolueren door migratie te gebruiken als moment van inzicht, opschoning en structurele verbetering, met rapportering als logisch gevolg.

BLOK V: Beschermen en aantonen

Beveiliging, compliance en voorbereiding op audits

Focus:

• Sensitivity labels
• Retentie- en compliance policies
• Audit logs en traceability
• Voorbereiding op audits en regelgeving

Doel: aantonen hoe een goed ingericht DMS organisaties audit- en toekomstklaar maakt.

Na deze opleiding kijk je anders naar documentbeheer in Microsoft 365.

Je begrijpt niet alleen hoe je een DMS technisch opzet, maar vooral waarom bepaalde keuzes nodig zijn om informatie onder controle te houden.

Je ziet hoe structuur, metadata, processen en beveiliging samen zorgen voor:
– duidelijke verantwoordelijkheden
– aantoonbare besluitvorming
– betere voorbereiding op audits en regelgeving
– een stevige basis voor verantwoord AI-gebruik

Geen theoretisch kader, maar een praktisch en realistisch verhaal dat je kan vertalen naar je eigen organisatie of klantencontext.

Praktisch

Wil je in slechts één week leren hoe je een DMS opzet in SharePoint, zodat je documenten georganiseerd, veilig en audit-klaar zijn? Schrijf je nu in voor de Summer Academy en profiteer van de early bird-korting! 🚀

• Investering: €1.000 (excl. BTW)
• Early Bird: €800 (excl. BTW) tot 1 juni

📅 Data: kies een week die best past

• week van 27 juli 2026

• week van 10 augustus 2026

• week van 24 augustus 2026

⏰ Tijd: 9:00 - 13:00 (5 dagen 4u)
💻 Locatie: Online (via Microsoft Teams)

🔗 Plaatsen zijn beperkt tot 10 deelnemers per editie, dus schrijf je snel in om je plek te reserveren via onderstaande knop!

Voor wie is deze training?

De Summer Academy is ideaal voor medewerkers van non-profits, overheden en organisaties die al met SharePoint werken en hun documentbeheer naar een hoger niveau willen tillen. Ook IT-beheerders, informatiemanagers en projectleiders die een DMS willen opzetten of optimaliseren zijn welkom!

Deze training is praktijkgericht en gaat in een hoog tempo. We gaan niet bij de absolute basis beginnen, maar bouwen voort op wat je al weet. Zo kunnen we direct aan de slag met de essentie: een goed ingericht DMS dat je organisatie audit- en toekomstklaar maakt. Twijfel je of je voldoende basiskennis hebt? Neem gerust contact op – we helpen je graag verder!

Wat heb je nodig?

Om deel te nemen aan de Summer Academy heb je het volgende nodig:

• Een laptop of computer met een werkende internetverbinding.
• Toegang tot Microsoft 365 (met SharePoint- en Teams-rechten).
• Een microfoon en camera (voor interactie tijdens de Q&A-sessies).
• Basiskennis van SharePoint en Microsoft 365 (bijv. hoe je bestanden uploadt, mappen maakt en Teams gebruikt).
• Je goed humeur, passie voor M365, en zin om aan de slag te gaan! 😊

De training vindt plaats via Microsoft Teams. Je ontvangt de uitnodiging na betaling.

Vragen? Neem gerust contact op via +32 479 19 30 11 of stefanie.vanlerberghe@binoculars-consultancy.be!